DocumentIQ

Factuur naar Xero

Facturen en bonnen importeren in Xero als inkoopfacturen

Een stapel inkoopfacturen en bonnen die nog ingevoerd moet worden? Upload ze allemaal tegelijk en ontvang een CSV die Xero importeert als concept-inkoopfacturen, één per document, met elke regel.

Tik om facturen en bonnen te kiezen

PDF’s of foto’s, zoveel als je wilt tegelijk · of kies bestanden

Bekijk een voorbeeldresultaat

Zo importeert u het in Xero

  1. Upload uw facturen en bonnen als pdf of foto en betaal US$ 2,99 voor maximaal 10 pagina’s. We controleren elk totaal voordat uw bestanden klaarstaan.
  2. Download het Xero-bestand met inkoopfacturen van uw resultatenpagina.
  3. Ga in Xero naar Purchases › Bills, kies New bill › Import from CSV en selecteer het bestand.
  4. Geef desgevraagd aan dat de bedragen inclusief btw zijn. De facturen komen binnen als concept: stel bij elke factuur de grootboekrekening en het btw-tarief in en keur ze daarna goed.

Leveranciers die nog niet in Xero staan, worden voor u aangemaakt. Creditnota’s worden als creditnota’s geïmporteerd. Datums staan als DD/MM/YYYY, zoals de import van Xero verwacht.

Alle formaten, één betaling

Elke omzetting bevat een Excel-werkmap met een blad Documenten, een blad Regels en een controleblad, een CSV met één rij per document, en importbestanden voor inkoopfacturen in Xero en QuickBooks Online.

Factuur naar Excel →Bonnen naar Excel →Factuur naar CSV →Factuur naar QuickBooks →

Zo weten we dat elk totaal klopt

Elke factuur en bon bevat al een eigen controle: de regels, btw en kosten die erop staan, moeten optellen tot het afgedrukte totaal. We lezen ze allemaal en maken dan op elk document de som.

30 regels
$1,601.50
+Btw
$140.13
=Totaal ✓
$1,741.63

Uit een voorbeeldfactuur van twee pagina’s: alle regels plus btw komen precies uit op het afgedrukte totaal.

  1. 1Elk document afzonderlijk

    De regels moeten optellen tot het subtotaal, en het subtotaal met kortingen, verzendkosten, fooi en btw moet het totaal opleveren. Bonnen met btw inbegrepen worden ook verwerkt.

  2. 2Eén vergissing en de som klopt niet

    Een gemiste regel, een verkeerd gelezen cijfer of een verkeerd totaal: het document klopt dan niet meer — dus wij weten het, en jij ook.

  3. 3Als er een niet klopt

    We lezen die pagina’s opnieuw. Klopt een document dan nog steeds niet, dan laten we zien welk, en kies jij: de bestanden houden of je geld volledig terug. Kies je niet binnen 24 uur, dan betalen we terug.

Wat het bewijst: elk bedrag op een document stemt overeen met het afgedrukte totaal, en er ontbreekt geen regel en niets staat dubbel. Wat het niet bewijst: namen van leveranciers, datums en categorieën tellen niet mee in de som. Die worden van de pagina overgenomen en aan je getoond voordat je downloadt. Een bon waarop alleen een totaal staat, valt niet te controleren en wordt daarom gemarkeerd als “Alleen totaal”.