DocumentIQ

Factuur naar QuickBooks

Facturen en bonnen importeren in QuickBooks Online als inkoopfacturen

Nooit meer inkoopfacturen overtypen in QuickBooks. Upload de facturen en bonnen en ontvang een CSV die QuickBooks Online importeert als inkoopfacturen, met elke regel en de bijbehorende btw.

Tik om facturen en bonnen te kiezen

PDF’s of foto’s, zoveel als je wilt tegelijk · of kies bestanden

Bekijk een voorbeeldresultaat

Zo importeert u het in QuickBooks Online

  1. Upload uw facturen en bonnen als pdf of foto en betaal US$ 2,99 voor maximaal 10 pagina’s. We controleren elk totaal voordat uw bestanden klaarstaan.
  2. Download het QuickBooks-bestand met inkoopfacturen van uw resultatenpagina. De kolom Account bevat onze voorgestelde categorie: pas die aan uw rekeningschema aan.
  3. Ga in QuickBooks Online naar Settings › Import data › Bills, kies het bestand en vink zo nodig Add new suppliers aan.
  4. Kies de datumnotatie D/M/YYYY en de btw-optie Inclusive, koppel de kolommen en btw-codes en start daarna de import.

Voor het importeren van inkoopfacturen heeft u QuickBooks Online Essentials of hoger nodig (Advanced in de VS). Creditnota’s kan QuickBooks op deze manier niet importeren. Ze ontbreken dus in dit bestand, maar staan wel in de Excel en de CSV.

Alle formaten, één betaling

Elke omzetting bevat een Excel-werkmap met een blad Documenten, een blad Regels en een controleblad, een CSV met één rij per document, en importbestanden voor inkoopfacturen in Xero en QuickBooks Online.

Factuur naar Excel →Bonnen naar Excel →Factuur naar CSV →Factuur naar Xero →

Zo weten we dat elk totaal klopt

Elke factuur en bon bevat al een eigen controle: de regels, btw en kosten die erop staan, moeten optellen tot het afgedrukte totaal. We lezen ze allemaal en maken dan op elk document de som.

30 regels
$1,601.50
+Btw
$140.13
=Totaal ✓
$1,741.63

Uit een voorbeeldfactuur van twee pagina’s: alle regels plus btw komen precies uit op het afgedrukte totaal.

  1. 1Elk document afzonderlijk

    De regels moeten optellen tot het subtotaal, en het subtotaal met kortingen, verzendkosten, fooi en btw moet het totaal opleveren. Bonnen met btw inbegrepen worden ook verwerkt.

  2. 2Eén vergissing en de som klopt niet

    Een gemiste regel, een verkeerd gelezen cijfer of een verkeerd totaal: het document klopt dan niet meer — dus wij weten het, en jij ook.

  3. 3Als er een niet klopt

    We lezen die pagina’s opnieuw. Klopt een document dan nog steeds niet, dan laten we zien welk, en kies jij: de bestanden houden of je geld volledig terug. Kies je niet binnen 24 uur, dan betalen we terug.

Wat het bewijst: elk bedrag op een document stemt overeen met het afgedrukte totaal, en er ontbreekt geen regel en niets staat dubbel. Wat het niet bewijst: namen van leveranciers, datums en categorieën tellen niet mee in de som. Die worden van de pagina overgenomen en aan je getoond voordat je downloadt. Een bon waarop alleen een totaal staat, valt niet te controleren en wordt daarom gemarkeerd als “Alleen totaal”.